Hjælp udviklingen af webstedet med at dele artiklen med venner!
Oversigt
- Arbejdstid: 2-12 timer
- Færdighedsniveau: Begynder
Håndtering af vigtige dokumenter og papirstøv kan være en kamp. Så det er afgørende at oprette et funktionelt hjemmearkivsystem, som du rent faktisk vil bruge. Dit arkivsystem skal tage højde for alle de forskellige typer papirarbejde, du har, og du skal holde øje med at slippe af med de papirer, du ikke har brug for for at strømline lageret.
Dette projekt hjælper dig med den indledende opsætning af dit hjemmearkivsystem. Trinene er lette at følge, selvom den tid, du bruger på det, kan variere meget, afhængigt af hvor meget papirarbejde du har brug for at sortere igennem og organisere. Men hvis du lægger en første indsats, skal du ende med et arkivsystem, der fungerer problemfrit for dig.
De 6 mest almindelige typer rod i dit hjem
Hvad du har brug for
Udstyr / værktøj
- Genbrugsskraldespand
- Makuleringsmaskine
- Etiketproducent eller skriveredskaber
Materialer
- Filmapper
- Arkivskab, arkivboks eller andet lagerplads til filmapper
- Brandsikker boks eller pengeskab (valgfri)
- Bindemiddel (valgfrit)
- Indbakke (valgfri)
Instruktioner
-
Saml alle dine papirer på 1 sted
Det første trin i opsætningen af et arkivsystem til hjemmet er at korrigere alle dine papirer i samme rum, så du kan sortere igennem det. Udover at tage papirer fra åbenlyse placeringer, f.eks. Dine skrivebordsskuffer og arkivskabe, skal du feje resten af dit hjem for at sikre dig, at du har taget højde for alt.
Kontroller almindelige steder, hvor papirarbejde kan ophobes, f.eks. Køkkenbordet eller inde i en arbejdspose. Bring det hele til et sted, hvor du har masser af plads til at sprede sig ud. Sortering af papirer på gulvet eller et stort bord kan være effektiv.
-
Adskil dine papirer i 5 kategorier
Nu er det tid til at sortere alle dine papirer. Hvert dokument går ind i en af disse fem kategorier: handling, arkiv, husstand, genbrug og makulering. Her er hvad du skal sætte i hver af disse kategorier:
- Handling: Dette er de papirer, du har brug for til at handle og derefter kassere. Forveksl ikke disse med dokumenter, der hører til husstandskategorien. Husholdningsdokumenter arkiveres permanent; handlingsfiler bruges en gang og derefter kasseres. Eksempler inkluderer invitationer, parkeringsbilletter, påmindelser om aftale, lektier og regninger.
- Arkiv: Denne kategori inkluderer papirer, du skal hænge på, men ikke har brug for at referere til mere end en eller to gange om året. Eksempler er selvangivelser, medicinske optegnelser, akademiske optegnelser, handlinger, leasingaftaler, garantier og kontrakter.
- Husstand: Dette er papirer, du bruger til at holde dit hus (og liv) i gang. Eksempler inkluderer kuponer, opskrifter, brugervejledninger, kvitteringer for dette års skat og dokumenter til kommende rejse.
- Genbruge: Dette er papirer, der ikke falder ind under nogen af kategorierne ovenfor og ikke indeholder nogen personlige oplysninger. Eksempler inkluderer uønsket post, aviser, magasiner, gamle lektier, du ikke har brug for, og brugte konvolutter.
- Trevl: Denne kategori inkluderer papirer, der ikke falder ind under de første tre kategorier, men som indeholder personlige identificerende oplysninger. Eksempler er kreditkorttilbud, gamle kontoudtog og regninger.
-
Kassér dokumenter, du ikke har brug for
Nu hvor du har opdelt dit papirarbejde i de fem kategorier, kan du rydde noget plads ved at kassere de papirer, du ikke har brug for. Tag først genbrugsbunken ud, da dette skal være let og bare involvere dig i at smide den ned i en genbrugsbeholder. Strimler derefter de følsomme dokumenter, du slipper af. Når du er færdig, skal du kun have de papirer, du har brug for, til at sidde foran dig.
-
Organiser arkivfilen
Først skal du tackle arkivbunken med papirarbejde. Denne bunke kan indeholde meget vigtige dokumenter, såsom dit pas eller dit sociale sikringskort. Så det er ideelt at lægge disse papirer i en brandsikker kasse eller sikkert for at beskytte dem.
Opdel din arkivbunke i underkategorier for mere effektiv organisering, såsom akademiske, bil-, ansættelses-, økonomiske, sundheds-, forsikrings-, personlige identifikations- og ejendomsdokumenter. Brug en mærket filmappe til hver af dine underkategorier. Sæt derefter disse mapper i den sikre, brandsikre kasse eller et andet sted, hvor du planlægger at opbevare dem.
-
Arranger husstandsfilen
Nu er det tid til din husstandspapirbunke. Du kan gemme disse papirer i filmapper, der er gemt i et arkivskab eller et andet tilgængeligt sted. Men mange mennesker foretrækker at opbevare deres husholdningspapir i et bindemiddel med forskellige sektioner og lommer. De vigtigste fordele ved et bindemiddel er, at det ikke tager meget plads, og det kan opbevares og flyttes, hvor du har brug for det.
For eksempel kan du oprette et bindemiddel med sektioner til kuponer, kuponer og gavekort; belønninger og loyalitetskort; kvitteringer, du stadig henviser til; og brugervejledninger, du lejlighedsvis skal kontrollere. Del papirarbejdet i kategorier, der passer bedst til din livsstil.
-
Opsæt handlingsfilen
Endelig vil du adressere din handlingskategori for papirarbejde. Fordi disse papirer involverer emner, der skal behandles, kan det være nyttigt at gemme dem i det fri som en visuel påmindelse for dig selv i stedet for gemt i et arkivskab. En skrivebordsindbakke kan være en god mulighed for opbevaring af handlingspapirer, men du kan også blot lægge papirerne i en filmappe, som du holder tilgængelig.
Du kan opdele dit handlingspapir i kategorier, såsom regninger, breve, der har brug for svar osv. Det er dog ofte nemmest at kaste alle disse papirer i den samme fil og planlægge at gennemgå filen mindst en gang om ugen. På det tidspunkt skal du tage den passende handling for hvert emne. Derefter skal du genbruge eller makulere de ting, du er færdig med, og lægge alt, hvad du har brug for, i dine husholdnings- eller arkivfiler. Målet er at holde din handlingsfil så lille som muligt.
