Hjælp udviklingen af webstedet med at dele artiklen med venner!
Bunker papir er smertefulde, og det kan være en træk at administrere et hjemmearkivsystem. Du skal dog hænge på nogle dokumenter, fordi du aldrig ved, hvornår du har brug for dem.
Hvor længe har du brug for at opbevare dine skatter, kvitteringer, kontoudtog og andre vigtige dokumenter? Hver type dokument er forskellig, så hold alt dit papirarbejde længe nok, før du fyrer makuleringsmaskinen op, selvom du tror, du er færdig med dem.
Vedligeholdelse af et brugbart hjemmearkivsystem
En nøgle til at oprette et brugbart arkivsystem til hjemmet er at begynde at skære ned på den mængde papir, du modtager. Det kan virkelig reducere den mængde papir, du skal makulere eller arkivere. Dette betyder at slippe af med uønsket mail, tilmelde dig e-fakturaer og ikke acceptere flyers, kuponer, du aldrig vil bruge, kataloger, du aldrig vil læse, eller andre efemerer, du har lyst til at du skal hænge på, når du kender dig virkelig ikke.
Hvis du lader denne forudbestemmelsesfase komme ud af hånden, kan du virkelig begynde at kæmpe med papirstøv. Det kan endda komme til det punkt, hvor du har lyst til, at du hamstrer det. I disse tilfælde kan det være meget nyttigt at nå ud til en professionel, der kan guide dig gennem decluttering-processen.
Det andet trin er at sikre dig, at du har et godt posthåndteringssystem på plads. Jo mere effektivt du håndterer posten, når den kommer ind, jo mindre ofte bliver du nødt til at lave en stor session med arkivering, makulering og genbrug.
Opret et elektronisk system
At slippe af med din papirarkivering ved at oprette et elektronisk arkivsystem sparer dig plads og slipper dig for papir rod. Et elektronisk arkivsystem giver meget mening, fordi det er lettere end nogensinde.
For at komme i gang har du brug for en scanner og et sted til at gemme dine filer: et mappesystem på en computer og en sikkerhedskopi i skyen samt en ekstern harddisk. Jo flere sikkerhedskopier du har hjemme og uden for stedet, jo mere forberedt er du på at grøfte bunken papirarbejde uden at bekymre dig om at miste noget vigtigt.
Opret generelle mapper til forskellige typer dokumenter (f.eks. Husholdning, skatter, biler, fødselsattester osv.) Du behøver ikke at være for præcis med lagring af dokumenter, da elektroniske arkivsystemer kan søges.
Scan derefter hvert dokument og opbevar det i en mappe i henhold til indholdet. Giv hver et unikt filnavn for at beskrive det, så det hurtigt kan findes via din computers søgefunktion. Tilføjelse af datoen i slutningen af filnavnet kan også hjælpe dig med at skelne den samme dokumenttype fra forskellige tidsperioder. For eksempel i stedet for at ringe til din regning utilitystatement.pdf, skal du navngive den utilitystatement-Feb2019.pdf.
Der er også et antal apps tilgængelige, som kan hjælpe dig med hurtigt at registrere og gemme en række dokumenter. Mange kan administreres via din smartphone eller tablet, så du kan slippe af med papirarbejde (især kvitteringer), når du ikke er i nærheden af din hjemmecomputer.
Opbevar kopier
For dine vigtigste dokumenter anbefaler eksperter at holde flere kopier. Det kan betyde, at du opbevarer en kopi i din skyopbevaring og en anden på en harddisk. Det kan også betyde, at du opbevarer en kopi i din elektroniske arkivering og en papirkopi i et brandsikkert pengeskab.
Dokumenter, der skal opbevares for evigt
Et antal dokumenter skal opbevares for evigt. Disse er de vigtigste, som du muligvis har brug for når som helst i fremtiden af forskellige årsager. At sikre, at de opbevares et sikkert sted, og at en kopi er sikker, sparer dig meget tid, når de er nødvendige.
- Akademiske optegnelser: Diplomer, udskrifter og alt porteføljearbejde, der kan blive brugt i fremtiden, når man ansøger om et job
- Adoptionspapirer
- Dåbsattester
- Fødselsattester
- Dødsattester: Kan være nødvendigt af skatteformål
- Kørekort
- Beskæftigelsesoptegnelser: Eventuelle klausuler, aftaler, disciplinære filer og præstationsevalueringer.
- Ægteskabsattester
- Medicinske journaler
- Militære optegnelser
- Pas
- Pensionerings- og pensionsregistre
- Social sikringskort
- Testamenter
Dokumenter, der skal opbevares i en bestemt periode
Forestil dig at have en levetid på kontoudtog og regninger stablet på dit skrivebord. Efter blot et årti ville stakken sandsynligvis være uhyrligt stor. Der er mange typer dokumenter - for det meste økonomiske - som du skal opbevare i en bestemt periode, men ikke har brug for at gemme for evigt. Du skal muligvis henvise til dem månedligt eller ugentligt et stykke tid, så bliver de bare endnu et stykke papir, der ligger rundt og skaber rod.
Den vanskelige del er at vide, hvornår du kan slippe af med disse typer optegnelser. Der er ikke noget godt svar på alt, men anbefalede retningslinjer baseret på hvad det er:
- Kreditkortregninger: Strimles straks, når de er betalt.
- Kontoudtog: En måned
- Regninger: Et år for noget skatte- eller garantirelateret; alle andre regninger skal makuleres, så snart de er betalt.
- Lønchecks og lønnavne: Et år, eller indtil du har modtaget din W-2-opgørelse for det pågældende skatteår
- Investeringsoptegnelser: Syv år efter, at du har lukket kontoen eller solgt sikkerheden.
- Skattedokumenter: Syv år, inklusive din arkivering og alle ledsagende dokumenter såsom W-2'er og kvitteringer
- Salgskvitteringer: Opbevar i garantiens levetid ved større indkøb såsom apparater og elektronik. For ting som dagligvarer og tøj skal du kun opbevare kvitteringen, indtil du ved, at det ikke er nødvendigt at returnere varer.
- Lejekontrakter: Opbevares, indtil du er flyttet ud og har modtaget dit depositum tilbage fra udlejer.
- Kvitteringer til boligforbedring: Opbevares, indtil boligen er solgt.
- Køretøjsposter: Opbevares, indtil båden, bilen eller motorcyklen er solgt.
Sådan slipper du af dokumenter
Makulering af dokumenter er den vigtigste måde at beskytte dig mod identitetstyveri på. Som hovedregel er der visse dokumenter, der absolut bør makuleres. Dette inkluderer alt, der har kontonumre, fødselsdatoer, pigenavne, adgangskoder og pinkoder, underskrifter og socialsikringsnumre.
Hvis dokumenter stadig er "aktive", er du nødt til at holde fast i dem som reference, placere dem i dit arkivsystem efter emne. Makuler dem kun, når de ikke længere er i brug.
Hvilke dokumenter der skal makuleres
Når du er færdig med disse dokumenter og ikke længere har brug for dem, er du velkommen til at makulere dem:
- ATM-kvitteringer
- Kontoudtog
- Kopier af fødselsattest
- Annullerede og annullerede kontroller
- Kreditkortregninger
- Kreditrapporter
- Kørekort (udløbet)
- Ansættelsesdokumenter, der har identificerende oplysninger
- Udløbne pas og visa
- Investeringskontonumre
- Juridiske dokumenter
- Investerings-, aktie- og ejendomstransaktioner
- Varer med underskrift (leasing, kontrakter, breve osv.)
- Bagagemærker
- Medicinske og tandlægeoptegnelser
- Papirer med socialnummer
- Adgangskoder eller PIN-numre
- Betal stubbe
- Forudgodkendte kreditkortansøgninger
- Kvitteringer med kontrolkontonumre, kreditkortnumre eller andre identificerende oplysninger
- Skatteformularer
- Udskrifter med identificerende oplysninger
- Rejseplaner
- Brugte flybilletter
- Forsyningsregninger (telefon, gas, el, vand, kabel-tv, internet osv.)
Alt andet - såsom papirarbejde - kan du bare genbruge. Sørg for at have et fleksibelt arkivsystem oprettet, så du kan holde disse dokumenter i skak. Det er også en god ide at have en vane med at gennemgå dine lagrede dokumenter regelmæssigt. Prøv at gøre dette, når du betaler regninger, indgiver dine skatter eller tager dig af en lignende tilbagevendende opgave, så du ikke glemmer det, og dit papirarbejde går ud af hånden.
