Sådan prioriteres dine opgaver

Hjælp udviklingen af ​​webstedet med at dele artiklen med venner!

Næsten meget alle føler, at de har for meget at gøre og for lidt tid til at gøre det. Når din opgaveliste er fuld, hvordan ved du, hvilken opgave du skal udføre først? Den overvældede følelse stammer fra manglende evne til at prioritere alle de tilsyneladende pressende opgaver. Hvis du har lyst til, at din opgaveliste vokser længere for minut, og du ikke engang ved, hvor du skal starte, kan du her identificere, evaluere og prioritere dine opgaver.

1. Lav en liste

   Inden du prøver at sortere dine forpligtelser i rækkefølge efter betydning, skal du tage dig tid til at udarbejde en omfattende liste over alt, hvad du har brug for eller vil udføre. Del din liste i sektioner for forskellige typer opgaver. Disse kategorier kan omfatte:

   • Daglige eller ugentlige opgaver: Disse verdslige "opgaver" kan være personlige, såsom måltidsplanlægning og indkøb af mad, eller arbejdsrelateret, som et ugentligt teammøde. Hvis du allerede følger en daglig rutine, vil du være fortrolig med disse opgaver; hvis du ikke gør det, er dette et godt tidspunkt at oprette en. Hvad du inkluderer, kan variere - nogle mennesker behøver ikke at minde sig om at tjekke e-mail eller købe dagligvarer, men andre vil sætte pris på de strukturerede påmindelser om at udføre bestemte handlinger på bestemte tidspunkter eller på bestemte dage.
   • Opgaver med deadlines: Disse skal gøres inden for en bestemt dato og kræver forberedelse på forhånd. Eksempler kan være en skoleavis, der forfalder om tre uger, eller en fest, du planlægger i seks måneder fra nu. Disse slags opgaver eller projekter kan senere opdeles i mindre komponenter. For eksempel kan opgaven med at skrive et papir nedbrydes til at læse de relevante bøger, organisere dine noter, skrive en oversigt, skrive det første kladde osv.
   • Tilbagevendende opgaver: Disse forekommer ikke hver dag eller ugentligt, men de er heller ikke engangsprojekter. Tilbagevendende opgaver kan omfatte tandlægeudnævnelser eller indgivelse af dine estimerede kvartalsvise skatter.
   • Selvmotiverede, nødvendige opgaver: Dette er opgaver eller projekter, som du ved, du skal udføre, men ingen vil skabe dig. De har sjældent, hvis nogensinde, en indbygget tidsgrænse. De kan omfatte forbedring af dit websted for små virksomheder eller at finde en ny primærplejepersonale.
   • Selvmotiverede, unødvendige opgaver: Dette er de sjovere aktiviteter, der ikke desto mindre har tendens til at falde ved siden af vejen, da andre, mere åbenlyst nødvendige opgaver trænger dem ud. Tænk at læse for fornøjelse eller arbejde på hobbyer.
   • "En dag" opgaver: Disse opgaver hænger rundt i bunden af din opgaveliste eller bagest i dit sind, men de behøver normalt ikke gøres snart; mal f.eks. dine radiatorer.

   Bemærk: Hvordan du opretter denne liste fysisk, hvad enten det er på et ark papir, i en planlægger, i en app, ved hjælp af en online kalender eller på anden måde, betyder mindre end at sikre, at du vælger en metode, der fungerer for dig, og at du ' Jeg bruger.

2. Organiser din liste

   Når du har angivet alt, hvad der skal gøres, kan du finde ud af, hvad du skal gøre først. Alle opgaver kan sorteres i en af fire kategorier:

   1. Hastende og vigtige opgaver eller "must-do" opgaver, som skal udføres først.
   2. Hastende men ikke vigtige opgaver, som, hvis det er muligt, kan delegeres. Hvis det ikke er muligt at delegere, skal din tidsplan indeholde tilstrækkelig fleksibilitet og ekstra tid til at imødekomme dem, når de dukker op.
   3. Vigtige, men ikke presserende opgaver, som skal planlægges i god tid, så de ikke bliver presserende.
   4. Opgaver, der hverken er vigtige eller presserende, og som potentielt kan elimineres. Men hvis du nyder dem, skal de arbejdes ind i din tidsplan, så de ikke bliver overfyldt af mere krævende forpligtelser.

   Tip

   Begræns dine daglige opgaver på højst tre. Dagen kan også omfatte mindre opgaver, der er mere rutinemæssige eller mindre vigtige eller haster, men belastning på større opgaver kan føre til stress og skuffelse.

3. Vurder værdien af hver opgave

   Du kan bedømme værdien af en opgave på flere måder. Overvej for eksempel, om andre mennesker er påvirket, og hvor vigtige disse mennesker er for dig - din chefs godkendelse eller dine børns trivsel er sandsynligvis vigtigere end f.eks. Udtalelser fra en gruppe fremmede, du har aftalt at deltage i på et møde. Husk dog, at prioriteter kan ændre sig - hvis din chef har brug for dig til at gøre noget nu, vil din tidligere første prioritet sandsynligvis blive bumpet ned til den anden.

   Du kan også tildele høj værdi til opgaver, som du ser betale sig på lang sigt, eller som du simpelthen finder givende. En reference, du sandsynligvis vil støde på, når du læser om prioritering af opgaver, er 80-20-reglen eller Pareto-princippet, der siger, at 80 procent af effekterne kommer fra 20 procent af årsagerne. Dette er en god påmindelse om at identificere, hvad du faktisk bruger tid på, og hvilken af dine bestræbelser der lønner sig.

4. Tillad fleksibilitet

   En fungerende tidsplan giver mulighed for ændringer og genkender tidsbegrænsninger. Vær realistisk, når du prioriterer og planlægger dine dage. I tvivlstilfælde skal du overvurdere den tid, en given opgave tager. Hvis der skal udføres to opgaver på samme tid, afhænger det af, hvordan du fungerer bedst, om du vil starte med. Nogle mennesker foretrækker at få den enklere opgave ud af vejen for at koncentrere sig om den mere komplekse; andre vil føle sig beroliget, hvis de først begynder på den sværere opgave og får noget eller hele det gjort, inden de går videre. Husk at du ikke behøver at påtage dig en opgave eller et projekt fra start til slut, før du går videre til det næste, medmindre du selvfølgelig finder det at arbejde på den måde øger din produktivitet.

5. Batch-opgaver

   Batching-opgaver er en af de mest effektive måder at få disse nagende, gentagne opgaver udført. "Batching" refererer til at arbejde på den samme type opgave kontinuerligt, såsom at betale alle dine regninger på én gang eller åbne al din mail en gang om ugen, inden du skifter til en anden opgave.

   For at batches skal du identificere de opgaver, du udfører igen og igen, og derefter oprette en simpel arbejdsgang, som de kan følge. Derefter tackler du disse opgaver på samme tid ved hjælp af den arbejdsgang. Batching giver dig mulighed for at komme ind i en rille, der udfører den samme opgave igen og igen, så du ikke behøver at spilde tid på at finde ud af instruktioner, eller hvad du skal gøre næste.

6. Fjern opgaver, når det er muligt

   Når du først har listet alle dine opgaver og sorteret dem fra det vigtigste til det mindst, bliver det klart, hvilke opgaver der er nederst på listen. Nogle gange kan du muligvis delegere opgaverne til en anden. Hvis det ikke er muligt, skal du beslutte, om du vil planlægge et tidspunkt for dem eller fjerne dem.

   Du har muligvis opgaver på din liste, som du ikke behøver at gøre, eller som du ikke engang vil gøre, men du følte dig presset til at tilføje et tidspunkt til din tidsplan, f.eks. Gå i gymnastiksalen eller deltage i et bogklubmøde . Hvis det aflaster dit livs pres, kan disse elimineres fuldstændigt.

   Endelig er det muligt, at du simpelthen har for meget at gøre. Hvis du ikke kan få alt gjort, skal du evaluere din arbejdsbyrde for at afgøre, om du bare har brug for mere øvelse ved prioritering, eller om du skal fortælle nogen, at du ikke længere kan fortsætte med at udføre en bestemt opgave.

Hjælp udviklingen af ​​webstedet med at dele artiklen med venner!